+7 918 677-46-79   ⋅   Краснодар

Успешный кейс: как МТС перевела 100 % актов МХ в электронный вид с Диадоком

1 марта 2023

Компания МТС смогла перевести все акты МХ-1 и МХ-3 в электронный вид. Это значительно упростило документооборот со складами ответственного хранения. В новости рассказываем о том, как реализовывался проект, и как пример МТС может помочь в развитии любого бизнеса. Дочитайте до конца, чтобы получить скидку 50% на возможность работы с актами МХ в Диадоке.

История внедрения ЭДО в МТС

МТС — digital-холдинг, компания давно взяла курс на оцифровку документооборота с контрагентами, партнерами и клиентами. Сегодня в МТС работа с документами обеспечивается собственной системой DocFlow и интегрированными учетными системами OeBS и 1С.

Интеграция складских форм

МТС включает в себя бизнес в сферах телекоммуникаций, финтеха, медиа, IT и ритейла. Большой пул контрагентов поставляет группе компаний оборудование и товары, которые МТС аккумулирует на складах ответственного хранения. В рамках оцифровки бизнес-процессов перед холдингом в том числе встала задача по наладке электронного документооборота со складами.

Ранее компания интегрировалась с учетными системами складских операторов через сервис EDI. Это автоматизированный обмен стандартизированными электронными сообщениями между бизнес-партнерами. О разнице между EDI и ЭДО мы писали здесь

Технология позволила ускорить процесс и проводить цепочку «заказ ― подтверждение отгрузки ― приемка» без ошибок на стороне каждого участника товарооборота. Но при этом невозможно было получить итоговый документ, подписанный с двух сторон и сохраненный в неизменном виде в системе. Поэтому МТС приняла решение о полном переводе складской документации в электронный вид.

Для складских МХ-форм компании Диадок создал специальный XML-формат документа. МТС на своей стороне дополнительно доработала его для бесшовной интеграции во внутренние IT-системы.

В Диадоке акты МХ подключаются в виде опции «Свои типы документов» (СТД). После активации функциональности пользователи могут:

  • Автоматически обрабатывать акты. Выгружать данные из электронного документа сразу в учетную систему.
  • Находить нужные документы по запросу. В поиске по типу документа становятся доступны акты МХ.
  • Выгружать документы для представления в ФНС. МХ-1 и МХ-3 можно представить в электронном виде через любую систему отчетности.

Посмотрите короткое видео о СТД, чтобы познакомиться с опцией.

 

Результаты проекта

За 6 месяцев реализации проекта по переводу актов МХ-1 и МХ-3 в электронный формат МТС настроила быстрый поиск складских документов в системе, автосверку и автоприкрепление ссылки на документ к транзакции.

Сейчас ежемесячный объем складских МХ-форм в Группе МТС — около 14,5 тысяч документов. Все они полностью переведены в электронный вид.

  • 100% входящих и исходящих актов МХ направляются в системе ЭДО без участия человека.
  • На ЭДО перешли 100% складов ответственного хранения, которые работают с актами МХ.
  • Перевод складов на обязательное использование актов МХ в электронном виде позволил сократить трудозатраты на 30%.
  • Внедрение ЭДО позволяет МТС экономить на одном складском документе порядка 65 рублей.
  • МТС победила в ежегодной премии Диадока «ПРО ЭДО — 2022» в двух номинациях «Про оптимизацию: новый уровень технологичности и результатов» и «Про признание: лучший проект по мнению бизнес-сообщества».

«Несмотря на масштабность перехода на ЭДО на рынке, оцифровка взаимодействия со складами остается одним из самых востребованных сценариев. Наш кейс будет полезен всем компаниям и предпринимателям, кто взаимодействует с поставщиками: готовой продукции или оборудования — не важно. Уверен, наш опыт бесшовной автоматизации этого внутреннего процесса сможет помочь в организации электронного документооборота в компаниях любой отрасли, численности и масштаба», — Константин Архипов, руководитель проекта Docflow в «МТС Диджитал».

Задачи следующих этапов перехода

Сейчас МТС дорабатывает бизнес-процессы компании и складских операторов, чтобы перевести в электронный вид и другие документы. Среди них:

  • М-11 — накладная на перемещение;
  • М-8 — накладная на отгрузку в монтаж;
  • М-4 — приходный ордер и прочие.

Оцифровка этих документов поможет дополнительно упростить взаимодействие со складами.

МТС также планирует тиражировать проект по отправке складских документов через ЭДО на дочерние компании. Например, в дальнейшем реализовать электронные акты МХ в ERP-системе розничной сети (салонах связи МТС) с возможностью подписывать документы в своей системе.

Попробуйте работать с МХ-1 и МХ-3 в Диадоке

Акция для пользователей сервиса — работайте с актами МХ в Диадоке со скидкой 50%. Чтобы воспользоваться предложением, обратитесь к вашему менеджеру. Подробные условия в новости.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/37996-uspeshnyy_keys_mts


Другие новости

17 мая

Дистанционное подписание позволяет передавать документы на подпись руководителю прямо из Экстерна. До конца года вы можете пользоваться сервисом бесплатно.

16 мая

Теперь Архив будет автоматически скачивать входящие и исходящие письма этих ведомств.

16 мая

Благодаря этому проверить состояние ЕНС перед уплатой налогов стало удобнее. Рассказываем, что такое резервы и как их проверить в сервисе.

15 мая

Мы изменили отображение статусов прослеживаемости в веб-версии и при работе через API. Подробнее об этом рассказываем в новости.